Volt egy időszak, amikor erősen tartotta magát az a gondolat, hogy a produktivitás alapvetően időmenedzsment kérdése. Ha valaki jobban szervez, több fér bele. Ha nem halad, akkor valamit rosszul csinál.
A tapasztalat viszont sokszor nem ezt igazolja.
A soft productivity abból indul ki, hogy a teljesítmény nem lineáris. Nem minden nap ugyanolyan szinten működik a koncentráció, a döntési képesség vagy az energiaszint. Ehhez képest a legtöbb rendszer még mindig azt feltételezi, hogy igen, és ugyanazt a terhelést próbálja minden napra rátenni.
Ez hosszabb távon általában két dologhoz vezet: halogatáshoz vagy kimerüléshez.
A megközelítés lényege nem az, hogy kevesebb feladat legyen, hanem az, hogy reálisabb legyen az elvárás az adott naphoz képest. Nem minden nap alkalmas komplex, nagy figyelmet igénylő munkára. Ugyanakkor szinte minden nap alkalmas valamilyen szintű haladásra.
Amikor ez a különbségtétel megjelenik, a működés kiszámíthatóbbá válik. A feladatok nem torlódnak ugyanúgy, mert nem egy ideális állapothoz vannak mérve. A halogatás csökken, mert a belépési küszöb alacsonyabb. És összességében több dolog készül el, még ha nem is egyenletes intenzitással.
A soft productivity tehát nem a teljesítmény csökkentéséről szól, hanem annak stabilizálásáról. Kevésbé épít kiugró napokra, és jobban támaszkodik azokra az időszakokra, amikor „csak” mérsékelt tempóban haladnak a dolgok.
Ez a váltás nem látványos, viszont hosszabb távon fenntarthatóbb működést eredményez.
