Jelentősen csökkenthető a nyaralás alatti, munkahellyel kapcsolatos stressz érzése, ha az irodai levelezésünknél beállítjuk az “out of office” üzenetet. Ha erről nem gondoskodunk, az aggodalom szinte garantált. Ismerős?
Igen ám, csakhogy egyáltalán nem mindegy, hogy mit írunk ebbe az üzenetbe.
A szakértők szerint többen ott hibáznak, hogy túl sok információt adnak meg. Egészen pontosan olyat ígérnek, amit nem tudnak teljesíteni. Ilyen például a nyaralásból való visszatérés utáni azonnali válasz… Ha ezt ígéred, az szükségtelen nyomást helyez rád, ezáltal stresszt okoz. Akár már a nyaralás alatt. Sokkal ésszerűbb megoldás, ha ráhagysz valamennyi időt a visszatérés időpontjára. Mondjuk a megérkezés napjához képest egy héten belülre ígérsz választ. Így a partner, kolléga se vár hiába, és te se leszel stresszes. Nagyon lényeges, hogy azt semmi esetre se írd a válaszlevélben, hogy ilyen-olyan kérdések esetén elérhető vagy. Hiszen így szinte biztos, hogy keresni fognak. És ugyanez a helyzet az alternatív e-mail címekkel és telefonszámokkal is. Ha megadod a magán e-mail-ed, biztosra vehető, hogy ezt a levélírók használni is fogják.
Nagyon lényeges, hogy ne legyünk megengedők, egyébként erre könnyen rámehet a nyaralás élménye.
A szakértők szerint a jó OOO-üzenet (out of office) egyébként egy, maximum két mondatos. Ebben annyit közölj csak, hogy mikor nem vagy elérhető, mikor adsz választ, és a távollétedben ki veszi át a feladataidat – erről természetesen tájékoztasd az illető kollégát.
Ja, és azt is kerüljük, hogy esetleg magyarázkodunk azért, mert nem vagyunk elérhetők. És azt se mondjuk el, hogy hol tartózkodunk. Nem vagyunk, és kész. Mindenki azt gondol, amit szeretne.
Egyébként még az is jelentősen hozzájárul a nyaralás alatti stressz csökkentéséhez, ha az ügyfeleket előre informálod arról, hogy adott időpontban szabadságon leszel…
Szóval ha figyelsz a fentiekre, nagyobb eséllyel tudod elengedni magadat a nyaralás alatt. Nem nagy erőfeszítés, mégis jelentős a hatása annak, ha jól beállítod az OOO-üzenetet.
